كيف تعرف عدد ضيوفك قبل أن تؤكد للقاعة

١. ابدأ بالقوائم لا بالرقم

لا تبدأ برقم تتخيله، بل بأسماء. قسّم قائمتك إلى مجموعات: العائلة القريبة، والأقارب، والأصدقاء، وزملاء العمل، والجيران. وإن كانت المناسبة لعائلتين فلكل عائلة قائمتها.

• اكتب كل اسم مرة واحدة، حتى لا يُدعى الشخص نفسه من جهتين.
• ضع بجانب كل اسم رقم جواله، فبه ترسل الدعوة وتتابع الرد.

٢. حدد عدد المقاعد لكل دعوة

الدعوة الواحدة قد تعني شخصاً واحداً أو عائلة كاملة. قرر قبل الإرسال كم مقعداً لكل دعوة، واكتبه بوضوح فيها. هكذا يعرف الضيف من المدعو دون إحراج، وتعرف أنت الحد الأعلى لكل دعوة.

٣. اطلب الرد بموعد واضح

ضع في الدعوة آخر موعد للرد، واجعله قبل الموعد الذي تحتاج فيه أن تؤكد العدد للقاعة أو للمطبخ بأيام. وقبل الموعد بقليل أرسل تذكيراً لطيفاً لمن لم يرد فقط.

٤. احسب ثلاثة أرقام

الرقم الذي تعطيه للقاعة = المؤكدون + ما تتوقعه ممن لم يرد + احتياطك.

• المؤكدون: من قالوا سنحضر، مع عدد من معهم.
• من لم يرد: لا تعدّهم حاضرين ولا غائبين، بل اسأل عنهم مباشرة إن كان عددهم كبيراً.
• الاحتياط: هامش تقرره أنت بمعرفتك بضيوفك وعاداتهم، لا رقم عام من الإنترنت.

٥. يوم المناسبة

إن أردت أن تعرف من حضر فعلاً، فاجعل لكل ضيف بطاقة دخول شخصية تُمسح عند الباب. ستعرف العدد لحظة بلحظة، وتمنع دخول غير المدعوين، وتستفيد من الرقم في مناسبتك القادمة.